Летал за границу (и не раз) для проведений совещательных встреч с коллегами (так как я сам консультирую людей)
Эти полеты на оплачивались работодателем.
Как я могу доказать факт встречи (что для этого надо?) достаточно ли просто декларации ?
под каким пунктом лучше это подавать в декларации ? Повышение квалификации ? или как ?

Составить таблицу - когда, куда, зачем. Взять справку от работодателя, что вы летали в соответствии с этой таблицей в порядке выполнения служебного задания и расходы вам не возмещались.
Подавать под пунктом Werbungskosten - auswärtige Tätigkeit.