Кто работает секретарем?

Люди, меня таки взяли. Мне страшно!!!!!!! Я трясусь вся:( У меня же в этом во всем опыта НОЛЬ, там же деловую переписку надо вести еще....
Я уже взяла пару книг по умному написанию писем, может кто поможет с хорошими ссылками по ведению тел.переговоров разного толку? (по ссылке, которую дали выше, уже ходила:)
И вообще, что мне обязательно нужно еще знать и какие вопросы задавать им всем в первый день? Какие вопросы надо задать шефу? Я в маленьком бюро еще не работала, не знаю как там себя вести надо. Я больше вообще ничего не знаю.
Ой как же мне страшно облажаться там....

У тебя там нет никого рядом, чтобы мог тебя крепко ущипнуть и сказать "проснись"? Говорят, помогает.
Вот, фрау Паника, для начала почитай. http://kp.ru/daily/24312.3/505115/ Потом сделай глубокий вдох-выдох и составь список заданий, в которых ты чувствуешь себя некомпетентной. Можешь выложить его сюда, кто чем поможет. Но.. главное, сама без дела не сиди и нарабатывай. Как минимум польза - паниковать не будет времени.
Ещё что хотела спросить, ты с шефом на каком языке общалась? Русском? Или, ..всё же был немецкий? И ему хватило? И даже принял тебя на работу? Странный какой-то шеф. :-)
Вот в короткой форме без излишеств:
Wie kann ich Ihnen helfen?
Könnte ich mit Herrn X sprechen?
einen Augenblick, bitte
Bleiben Sie bitte am Apparat
Seine Leitung ist besetzt
Möchten Sie warten?
Soll ich Sie verbinden?
Möchten Sie eine Nachricht für ihn hinterlassen?
Kann ich etwas ausrichten?

Как они регистрируют входящие звонки? У нас есть специальная программа, тот, кто сидит на телефоне, записывает - кто, что сказал. Потом, если надо тут же отправляет эту записку по е-маилу. А на предыдущей фирме секретарь записывала каждый звонок на специальном формуляре. Образцы есть в интернете или можно купить в магазине канцтоваров.
Все получится.

Здесь давали хорошую ссылку что-то "Telefonieren von A bis Z", я её распечатала и изучала тоже сразу после того, как работать начала. Но мне не секретарём надо было работать. Я пороюсь, дам ссылку (там не только о телефонах), если не найду, в понедельник скопирую и по мейлу вышлю, если нужно.

Ничего себе. Это делают все во всех фирмах? (записывают тел.звонки)
Господи, надеюсь они мне хоть скажут, что им надо-то.... Я ведь даже до такого вопроса и не додумалась бы:( (про запись тел.звонков)

Я вообще думала это основное занятие секретарей, они ведь выполняют в небольших фирмах еще и роль фронт-офиса для всех...

У нас у шеф все свои разговоры записывает. Очень удобно, можно всегда посмотреть, что он клиенту много месяцев назад сказал и как развивались события - так как там все вместе собрано - письма, мейлы, телефоны, посещения. Если кому-то позвонили, а его нет - очень удобно передать сообщение. Но это, конечно, от фирмы зависит.
Сначала посмотрите, как и где сидят сотрудники. Есть ли у них на столах телефоны. Соответственно попросите список - работник-телефон. Посмотрите, как работет факс, копировальная машина и т.д. Я как-то работала в одной конторе с 2,5 сотрудниками, так там у каждого был свох код для копировальной машины! Я вот до сих по не могу разобраться, как надо переводить линию на другой телефон, как переводить на себя - уже знаю - мне на стену повесили листок с инструкцией :) В общем, изучайте орудия производства. Заведите себе тетрадку, где поначалу записывайте, что было сказано, какие задания дали, где что лежит, кто на фирме за что отвечает, все ваши пароли входа в системы. Потом, когда осмотритесь и по ситуации, рассортируете все данные по местам.
Удачи

http://www.sekretaerinnen-handbuch.de/9/telefonieren-von-a-bis-z/#more-9
Ссылка...может, там и банальные истины, не знаю, но повторить не помешает