Кто работает секретарем?

Люди, что вы там делаете и насколько сложно всему этому обучится за короткие сроки, как-то: написание писем и что там еще очень нужно знать секретарю?
У меня завтра VG на позицию серетаря, я в жизни им не работала, знаний ноль :( Зачем меня пригласили, одному Богу известно, морда наверное понравилась:)

смотря какая фирма, насколько большая. Если одни там будете то все делать придется. научится можно, но на мой взгляд не за неделю.
секретарь это пржеде всего телефон, прием посетителей, корреспонденция в т. ч. на английском; vorbereitende Buchhaldung, Reisekostenabrechnung, Projektmanagement, Terminierung, Buchungen, Budgetüberwachung, Vorbereiung von Sitzungen, Prokotolle. это так в целом. в зависимости от структуры фирмы и от конкретног отдела список пополнится.

Это совсем маленькое архитектур бюро.
Скажите, а вот этот Terminierung, он с помощью какой-то программы выполняется, или от балды себе пишут что-то в календарике:) Я извиняюсь за наивные вопросы
Я могу говорить, что я ничего не умею, но выучу все очень быстро, т.к. безумно умна и способна? Насколько это реально? (выучить относительно быстро)

Чаще всего Outlook.
Ну как же совсем ничего не умеешь?!
Имеешь опыт работы с Word-ом и Excel-ем (надеюсь).
Умеешь подготовить комнату к митингу, разложить бумажки, бутылки, подготовить технику (всегда можно переспросить), а потом всё убрать.
Умеешь говорить по телефону. "Сейчас соединю с Нером Х, Херр Х недосягаем, могу я что-нибудь передать."
Умеешь обрабатывать почту: рассортировать, передать шефу что пришло, после его распоряжения обработать соответственно; запаковать в конверты и наклеить марки на то, что уйдёт.
Заказывала ли когда-нибудь для себя путешествия-транспорт? Особо большой разницы не найдёшь, если сделаегь это для фирмы.
Бланки протоколов можешь найти в инете или книжках "как писать письма", там же и сами письма по основным направлениям.
Знаешь с какой стороны подойти к факсу или дрюкеру, и где на них находится заветная зелёная кнопочка "старт".
Люди читали твои докуметы, следовательно, соответствующие выводы о опыте сделали. Возможно, ищут кого-то на пониженную зарплату. В любом случае, выше нос и чуть более уверенности. Удачи!

Путешествия-машину не заказывала, столы к переговорам не готовила. А вот с компьютером на "ты":)
Что значит "обрабатывать почту учитывая пожелания начальника"?
И как на секретариатском языке будет "могу я что-нибудь передать":)
Судя по телефонату меня ждет что-то посложнее:( Надо вести какие-то переговоры с потенциальными заказчиками, как я поняла, (а как я могу вести переговоры, когда я не втеме?? скажут что за дуру вы взяли, там же фахбегриффе), что-то там с рехнунгами-планунгами-цузамменштеллунгами (это меня в ужас приводит, ибо дел с ними не имела). Нет, я понимаю, что если мне это покажут я быстро всему обучусь. Но им же нужен работник, а не Ацуби:(

Kann ich etwas Herrn X ausrichten?
Möchten Sie eine Nachricht für ihn hinterlassen?
Herr X ist heute/derzeit verreist/ nicht erreichbar.
Не лентяйничай, давай, гугли!
цузамменштеллунг - это разрозненные бумажки собирают в общий пакет. Тебе всё на месте объяснят, потому что у каждого додика своя методика. Рехнунги проверяются захлих (всё ли правильно согласно вашим запросам) и согласно числам - калькулятором пользоваться умеешь?:)
В первые недели тебя никто до переговоров не допустит. Далее информация будет спускаться по мере усвоения тобой и нуждам шефа.
Что значит "обрабатывать почту учитывая пожелания начальника"?
Это.. письмо он напишет сам, это ..пойдёт по образцу " нах форлаген", а это.. ты составишь сама.
Форматы писем ищи в инете. И вообще, что ты здесь околачиваешься?! Бегом в инет к Вики!

Спасибо!
П.с. а кто такая Вики?

Википедия.
Простреляй в ней все интересующие тебя слова, к примеру "рехнунг"..
http://de.wikipedia.org/wiki/Rechnung

бедный херр, атмосфера, наверное, ледяная на фирме... а сама фирма в хессене

Я секретарем работаю. Абсолютно ничего сложного, поверь. Телефонные звонки, письма, прием посетителей...правда я еще много документации перевожу, но это у меня такое направление. Будут вопросы - пиши в личку.

Давай посоветуем пожарче! Надеюсь, что подойдёт..))
Oh, sorry, Herr X braucht den freien Himmel über sich. Er quatscht gerade mit dem Kollegen 1 Stunde lang.
Aber Ich würde ja zu gern für Sie rausfinden, ob er tatsächlich flirtet oder ob alles nur ganz haarlos ist. Hören Sie zu? Ja?
Die Meldungen vom seinen Arbeitsplatz klingen SO bedrohlich. Ja, sicher, flirt er gerade mit unserem Jung. Meinen Sie, ist das ein einfacher Flirt auf der Arbeit oder steckt bei ihm mehr dahinter?
Вершиной мастерского ответа, который довелось мне услышать в реале, считаю: "Herr X geht gerade auf die Toilette"

я имела в виду, что vereist обычно говорят, когда корка льда образуется. представила себе бедного товарища и посмеялась а ты имела в виду verreist. или nischt вместо nicht - очень по-хессенски. мои хессенксие коллеги на предыдущей работе на хессенском ящички с документами подписывали: Uffträg

Млиииииин, сейчас, только после тебя, глянула, что вчера наваяла.Параллельничала.. Вообщем, всячески каюсь, стою с повинной, с меня чистосердечное раскаяние со всеми прилагающимися. Пойду ..исправлю, пока кто ещё не сподвигся повторить. ))

Телефонные звонки это отдельная тема... Боюсь если кто-то будет мямлить и я не пойму ничего, вот блин позору-то будет.
B 10 Fingersystem он спрашивал, я говорю, могу быстро:) но двумя
Вообще авантюра конечно, у меня совершенно другая квалификация и опыт, а он говорит, посмотрим, где ваши Schwäche. Там по его запросам одна большая швеше.

Мне раз ответили: " Herr X ist gerade im Keramikzimmer". Ну я, тупая, услышав это в первый раз, переварив в башке "странно, какая Keramikzimmer у перевозчика?", спрашиваю: "Wann kommt Herr X zurück?"

А каким образом он на тебя вышел? Ты сама к нему бевербовалась?
Может твоя квалификация лежит где-то рядом с занятостью архитектурного бюро?

Тоже не сообразила бы с первого момента, и даже со второго.))))
Такие подробности в моей прошлой жизни было принято упускать - практически рефлекс доведённый до инстинкта.
А та фраза была кундену о шефе региона. Может они таким образом формирую теплоту и близость отношений?))))))))

Я бевербунг им послала, "от балды".
У меня почти смежная профессия:), я инженер

Aller guten Dinge sind drei

Подозреваю, что эта позиция не чисто секретарская, а с нагрузкой в сторону архитектуры, эдакая ассистенц. Иными словами, ты обладаешь знаниями, которые требует специфика этого бюро. Не каждая обычная секретарша это осилит. Вот на них, на эти знания, программы и тепе делай свой упор. А десятью пальцами, вслепую, ты за несколько недель можешь научиться печатать - только закачай себе тренинг и репетипитируй.:)
п.с. А телефона не бойся. Всегда можно переспросить, попросить пробуштабировать, попросить повторить.

У меня баварцы...По мессенджеру сообщения пишут исключительно на своём: I au net bei da Gabi ois abgegeben hat, nur abisl, mir fai... u.s.w....причём живу я на "швабской" территории, т.е у нас баварского не слышно,у нас nicht уже "id"... вот еду в сторону Мюнхена на работу и перестраиваюсь. зато два диалекта сразу! А, ещё коллега напротив, нос к носу, на саксонском глубоком говорит и причём громко и целый день. Так что все три диалекта мне милы..Остальные коллеги - Берлин, Констанц, Штуттгарт слава богу на хохдойч...Ну а я...я скажу "Халло", мне русские сразу - "Здрасьте"
sorri за офф...

Не боись :-) я тоже переспрашиваю, когда нам звонят. С первого раза не всегда разберешь имя. И ничего страшного в этом нет. Я двумя печатаю, мне так удобнее. Главное, что быстро.
Будь уверена в себе. Тогда все получится.

Уговорили
Осталось прояснить одно - как выполняется Терминкоординацион

Спасибо за поддержку

В первом сообщении ещё написала, что чаще всего Outlook. Обычное согласование терминов. С херром х термин тогда-то, а фрау у просит её термин фершибен, шефу подошло - значит в календарь занесла, фрау оповестила. Производится координация на основании мэйлов, телефонных звонков, писем, устных пожеланий, стыкуется с шефом.
Outlook Выставляешь в календаре удобную маску по дням, недельно, месячно. Обычно, второе.
Далее, правая таста на мышке, и из появившейся таблицы выбираешь нужную опцию. Термин может быть с оповещением (временные рамки выставишь сама). Шеф может тебе сделать доступ "фрайгабе" к своему календарю, тогда и его термин-план будешь вести. Там и мэйлы ..приём-отправка, открываются по левому борту. Адресбух и тепе.
п.с.Млин, так, смешочками, ты и шефа на себя заставишь работать!)))))))

н.п.
а про самое главное и ответственное задание -- готовить и подавать шефу кофе -- так никто и не упомянул :)

кофе-автомат все сделает сам. Ну мне остается только красивую салфеточку под чашку положить.

Сходила я в общем. На днях надо позвонить и дать ответ, хочу ли я, смогу ли я.
Там 80 процентов телефондинст и остальные 20 написание официальных писем. Т.е. для меня это Horrorjob pur
Будущее раб.место находится прямо в "центре внимания" - слева шеф (совсем близко:) справа все остальные сотрудники, все без окон-без дверей. Т.е. все будут mitkriegen, все мои ляпы и все нюансы по телефону. От одной мысли мне становися плохо:((
Шефу нужно чтобы я быстро вошла в курс дела, а как я могу пообещать человеку, что справлюсь как нефиг делать со всем, если это будет не так ии не так быстро? Блин, как мне страшно обещать то, в чем не уверена.... С другой стороны, наверное нады быть дурой, чтобы позвонить и отказаться.
Неговоря уже о том, что за несколько дней нужно вспомнить все офис-программы...
Ааааааа.....что делать

как я поняла - ты хочешь..и сможешь..

идти на работу..или есть другие предложения?
удачи

Ничего страшного, они все тоже где-то и когда-то начинали. Зато всегда есть к кому обратиться за помощью в случае внезапных затруднений.
Можете сразу предупредить коллег, что вам пока ещё трудно общаться на "деловом иностранном", и вы будете рады, если они будут поправлять наиболее заметные "ляпы", допускаемые вами.
Terminkoordination можно и в перекидном календарике со страничками на неделю вести, если фирма небольшая. Точно так же , как вы для себя дома это делаете: сегодня оплатить счета за квартиру, до обеда сходить к врачу, после этого отвезти ребёнка на кружок, вечером позвонить водопроводчику, завтра заказать чернила для принтера и т.д. - любая домохозяйка обычно справляется с этим "на ура"! Если что-то где-то отменяется или передвигается, то не забыть предупредить об этом остальных участников.
Попросите у шефа несколько "Referenzdateien" - образцы наиболее часто встречающихся деловых писем. Или просто полистайте папки с перепиской, оставшиеся от ваших предшественников.
Очень полезно вести табличку с регистрацией документов: дата - название документа - фамилия или фирма-адресат, Betreff (буквально пару слов, о чём), дата получения ответа на это письмо. Мне это очень помогало искать внезапно понадобившиеся документы, т.к. документ может быть озаглавлен, например, "Vertrag", "Projektvorschlag" или "Kooperation-Mueller", например, но зато вы точно помните, что отправляли его в начале августа фирме Майер.
Немецкие слова, которые вдруг вылетели из головы, можно смотреть на http://www.multitran.ru - в общем, ничего страшного!
Если у вас в договоре будет стоять пару месяцев Probezeit, то вы вполне можете решить для себя за это время, нравится вам работа или всё-таки нужно искать что-нибудь получше. А вдруг вам всё-таки понравится?

Рыба ищет, где глубже, человек - где лучше! Попробовать надо. Не понравится... на то он и испытательный срок, будете дальше, уже с большей уверенностью, что-то подходящее искать.

Да у меня проблема самая настоящая, даже не разговаривать по телефону, а разговаривать в чьем-то ПРИСУТСТВИИ! Наверное к психиатру, но что делать? На прошлой работе это были для меня самые худшие минуты, когда звонил телефон. Я просто холодела внутри:( Вчера когда он мне показывал документацию, у меня аж глаза заблестели, оживилась вся:) Это мое, но моя работа будет в нескончаемом контакте по телефону с непонятными немецкими фамилиями, которые потом если еще и неправильно написать, грозит утерей клиента...
Ну а если предположить худший вариант - я не справлюсь с работой? Увольнение с позором и плохой характеристикой?
Я должна же себе представить, что я теряю в худшем случае:)
Может предложить себя на несколько дней просто так, и уже в процессе для себя решить, смогу ли я на этой работе морально? Такая я вот дура, не могу человеку обещать что все будет тип-топ, я должна быть в этом уверена:(

к телефону привыкнете, один месяц и страх пройдет

немцы на это проще смотрят - дело-то хозяйское

Так, прекратить панику. Никаких пробных дней. Звонишь и соглашаешься на это место.
На первый раз составь схему телефонного разговора и положи перед собой. И НЕ БОЙСЯ ПЕРЕСПРАШИВАТЬ!! Это не криминально.
ты смотрела фильм "Москва слезам не верит"? там Муравьева говорит: "А ты ляпай! но ляпай уверенно! Вот я грубовата, правда? А у них это называется эксцентричностью!"
Сделала ошибку - не надо себя казнить. Все в порядке

Так они же вас видели, с вами говорили, знают, что вы можете/что нет/oпыт, описали задачи, под которые по их мнению вы подходите, вас берут, в чём проблема?

мдя. могу посоветовать скрипты. На прием телефонного разговора, на отбивание от шефа, на заказы... на все случаи жизни. И когда звонять первым делом könnten Sie mir Ihren Namen buchstabieren? (я себе в первые дни своей работы все эти Leopold, Yvonne, Anton, Viktor, Kaufmann, Anton тоже распечатала и на стол положила. Теперь в секунду любое имя бухштабировать могу). И сразу после этого Worum geht es denn? А пока чел говорит, быстро найти подходящий скрипт. Через неделю все это уже будет не нужно, и Вы может даже полюбите телефон.
Все остальное - такая фигня... Да и вообще страх разговаривать в чьем-то присутствии можно преодолеть только разговаривая в чьем-то присутствии, da führt kein Weg daran vorbei.

+1
Augen auf und durch!

А где взять? (скрипты)
Меня еще не берут вовсе:) Меня попросили дать ответ справлюсь ли я, а потом уже он (шеф) скажет свое слово:)

Вот первый попавшийся сайт, инфы море: http://www.sekretaria.de/

где-где, самой написать, исправить и написать снова.

Люди, меня таки взяли. Мне страшно!!!!!!! Я трясусь вся:( У меня же в этом во всем опыта НОЛЬ, там же деловую переписку надо вести еще....
Я уже взяла пару книг по умному написанию писем, может кто поможет с хорошими ссылками по ведению тел.переговоров разного толку? (по ссылке, которую дали выше, уже ходила:)
И вообще, что мне обязательно нужно еще знать и какие вопросы задавать им всем в первый день? Какие вопросы надо задать шефу? Я в маленьком бюро еще не работала, не знаю как там себя вести надо. Я больше вообще ничего не знаю.
Ой как же мне страшно облажаться там....

У тебя там нет никого рядом, чтобы мог тебя крепко ущипнуть и сказать "проснись"? Говорят, помогает.
Вот, фрау Паника, для начала почитай. http://kp.ru/daily/24312.3/505115/ Потом сделай глубокий вдох-выдох и составь список заданий, в которых ты чувствуешь себя некомпетентной. Можешь выложить его сюда, кто чем поможет. Но.. главное, сама без дела не сиди и нарабатывай. Как минимум польза - паниковать не будет времени.
Ещё что хотела спросить, ты с шефом на каком языке общалась? Русском? Или, ..всё же был немецкий? И ему хватило? И даже принял тебя на работу? Странный какой-то шеф. :-)
Вот в короткой форме без излишеств:
Wie kann ich Ihnen helfen?
Könnte ich mit Herrn X sprechen?
einen Augenblick, bitte
Bleiben Sie bitte am Apparat
Seine Leitung ist besetzt
Möchten Sie warten?
Soll ich Sie verbinden?
Möchten Sie eine Nachricht für ihn hinterlassen?
Kann ich etwas ausrichten?

Как они регистрируют входящие звонки? У нас есть специальная программа, тот, кто сидит на телефоне, записывает - кто, что сказал. Потом, если надо тут же отправляет эту записку по е-маилу. А на предыдущей фирме секретарь записывала каждый звонок на специальном формуляре. Образцы есть в интернете или можно купить в магазине канцтоваров.
Все получится.

Здесь давали хорошую ссылку что-то "Telefonieren von A bis Z", я её распечатала и изучала тоже сразу после того, как работать начала. Но мне не секретарём надо было работать. Я пороюсь, дам ссылку (там не только о телефонах), если не найду, в понедельник скопирую и по мейлу вышлю, если нужно.

Ничего себе. Это делают все во всех фирмах? (записывают тел.звонки)
Господи, надеюсь они мне хоть скажут, что им надо-то.... Я ведь даже до такого вопроса и не додумалась бы:( (про запись тел.звонков)

Я вообще думала это основное занятие секретарей, они ведь выполняют в небольших фирмах еще и роль фронт-офиса для всех...

У нас у шеф все свои разговоры записывает. Очень удобно, можно всегда посмотреть, что он клиенту много месяцев назад сказал и как развивались события - так как там все вместе собрано - письма, мейлы, телефоны, посещения. Если кому-то позвонили, а его нет - очень удобно передать сообщение. Но это, конечно, от фирмы зависит.
Сначала посмотрите, как и где сидят сотрудники. Есть ли у них на столах телефоны. Соответственно попросите список - работник-телефон. Посмотрите, как работет факс, копировальная машина и т.д. Я как-то работала в одной конторе с 2,5 сотрудниками, так там у каждого был свох код для копировальной машины! Я вот до сих по не могу разобраться, как надо переводить линию на другой телефон, как переводить на себя - уже знаю - мне на стену повесили листок с инструкцией :) В общем, изучайте орудия производства. Заведите себе тетрадку, где поначалу записывайте, что было сказано, какие задания дали, где что лежит, кто на фирме за что отвечает, все ваши пароли входа в системы. Потом, когда осмотритесь и по ситуации, рассортируете все данные по местам.
Удачи

http://www.sekretaerinnen-handbuch.de/9/telefonieren-von-a-bis-z/#more-9
Ссылка...может, там и банальные истины, не знаю, но повторить не помешает