всем привет.я к вам за советом.мне тут поручили в архиве порядок навести.там уже лет 5 никто не сортировал доки.хотела в инете поискать инфу или советы как бы это всё правильно и удобно создать.как у вас в архивах.может что-нибудь возьму на заметку....
у меня вся документация находится в подвале где не очень много места,теперь в плане рассортировать,удалить что уже потеряло важность.
может ссылки есть какие где можно посмотреть как это всё в реале выглядит.

1. запросить в вашем фервальтунге время хранения документов. (поэтому, удаляйте с осторожностью, иные вещи хранятся по 10 лет)
2. не рекомендуется заниматься перемаркированием орднеров и тепе. за прошлые годы.
3. все папки должны иметь одинаковый торец. Обычно, он распечатывается на клеббумаге и содержит следующие данные: лого фирмы с названием, название содержащихся документов, номер орднера по этому типу документов, могут быть номера документов с такого по такое или датой "ав ..бис", "гешефтсйар", "фервурф". Орднеры принято использовать различных цветов или по годам (пример: 2010 - красный, 2011 - зелёный, 2012 - синий и тепе), или по видам документов (как пример: "цальлисте" - зелёные, "беластунгсанцайге" - синие, и так из года в год). Или, как альтернатива, - орднеры одного цвета, а клеббумага на торце в зависимости от видов содержащихся в орднере документов.
4.В архиве документы разделются сперва по годам, а потом по виду. Как пример, сперва все "цальлисте" по номерам, потом "беластунгсанцайге" и тепе.
5. www.schaefer-shop.de/shop/archivierung/10%2C686%2C0%2C0%2C0%2C0%2Ccc=A065...
При малом количестве места можно использовать этот картон:

а у на с было так:
Каждый отдел (тим) имел свой цвет и номер: Team 10 - GF- зелёный, Team 20 - BD - жёлтый, Team - HY - голубой () и т. д. (буквы обозначают сокращение, например GF - Geschäftsführer)
Каждый год, на этой Орднеррюкен, печатался опред. цвета. 1998 - зелёный, 1999 - желтый и т. д.

н.п
супер!!!! спасибо вы мне очень помогли!

удалить что уже потеряло важность.
6. Для этого вызывается специальная фирма по уничтожению бумаг. Обычно, на фирме есть контактные данные подобной фирмы, с которой сотрудничают из года в год.

всё отсканировать, просигнировать, проверить, сохранить, бамажки отдать на уничтожение.

Ужас какой, наверно поэтому никогда не хотела работать в архиве... Это же сколько работы! А чтобы все это отсканировать -так это же надо все из подвала в бюро перенести, потом обратно....

ну на сегдняшний день есть очень даже приличные архивирунгссистемы. А вот на счет того, чтобы просто так принести из подвала и отсканировать все, думаю тут девушка палку перегнула. Для того чтобы отсканированные доки были на ровне с оригиналом, нужно чтобы имелся сертификат от Wirtschaftsprüfer z.B. für Ausschreibungsverfahren und Finanzprüfer für FiBu. Иначе документы в случае судебных разбирательств не признают в суде на равне с оригиналом.

Вот-вот, поэтому фирмы предпочитают не возиться со сканированием самостоятельно, а использовать мощности уже имеющихся в этой отрасли занятости фирм. Услуги не столь уж дёшевы. 1 лист стоит под 7 центов, поставить штемпель под 2 цента (при производствееных мощностях). Опять же нужны ресурсы для хранения всего этого добра в электронном виде.

Ну, я думаю, что не все так сложно выглядит. Просто начальство всегда хочет, быстро, дешево и чтоб без заморочек. Эта система, на мой взгляд, хороша тем, что доки подделать потом не удасться

ну, вот это то как раз на сегодняшний день одно из простейших и удобных ресурсов. что касается стоимости, то тоже можно поспорить что дороже.
А ещё одна проблема закл. в том, что перзонал не хочет учиться. Петер привык 20 лет одну клавишу "принт" давить, а потом складировать, так он и хочет ещё 30 лет эту клавишу давить

может проще сканнер в подвал перенести, потом обратно...

что касается стоимости, то тоже можно поспорить что дороже.
Бессмысленно спорить :-), потому как окупаемость услуги зависима от размера предприятия и его оборотов.)
Просто начальство всегда хочет, быстро, дешево и чтоб без заморочек. Эта система, на мой взгляд, хороша тем, что доки подделать потом не удасться
Помимо понятия "начальство хочет", есть понятие ..законодательные дерективы, спускаемые сверху.
Вот, ссылка, как пример из смежной области. www.maschinenmarkt.vogel.de/themenkanaele/managementundit/recht/articles/... Если рехнунги к оплате поступают только в бумажном варианте, то где-то их хранить,..10 лет? Одно дело будет,- маленькая фирма, рехнунгов пятьдесят на месяц. И иное дело,- отдел платежей концерна.