Я сталкивался. Сходил в Берлине в полицию - они отказались принимать заявление об утере паспорта, сказали, что это не их обязанности. После рассказа о том, что посольство обязательно требует справку с полиции, полицейский мне посоветовал подать заявление об краже, а не утере, так как тогда это их прямая работа и они примут у меня заявление.
Я так и сделал. Полицейский задал пару вопросов - когда видел свой паспорт в последний раз, где и при каких обстоятельствах его украли. После этого внёс мои личные данные - адресс, дата рождения, серию номер паспорта и т.д. Затем дал подтверждение о том, что я обратился в полицию - это лист А4, на нём указан только номер моего дела (заявления). Информации по какому поводу я обратился в полицию они не предоставляют, так как это личная информация. Сказали, что если посольство захочет, может им выслать запрос указав номер моего дела и они им дадут ответ.
Дальше полиция сразу вносит данные паспорта в общую базу ЕС по украденым паспортам, с этого времени его начинают искать на всех границах ЕС. Также передали информацию в АБХ и по месту регистраци в Германии.
Посольство эту справку от полиции приняло, хотя там ни слова про утерянный паспорт небыло, только много цыфр и адресс полиции.