Мне кажется, что выход только один: регулярно, но настойчиво направлять напоминания. Есть такая пословица: "Капля камень точит". Это законом не запрещено, нужно лишь к очередному запросу прикладывать предыдущий ответ, а в тексте вежливо пояснять, почему это является важным, и то, что уже нормативные сроки рассмотрения исчерпаны (если больше года). Можно писать одновременно и по обычной почте с уведомлением о вручении, и по электронной, и через правительственный портал. В конце концов, психология чиновников устроена таким образом, что если они видят, что такие письма на них сыплются, и что это все равно не закончится до тех пор, пока вопрос не будет закрыт, то начинают предпринимать какие-то меры.

Я, в частности, именно таким образом заставил после двух отписок отыскать свое дело в ОП, - оно почти три месяца пролежало где-то между МИДом и ОП.

Есть и еще один способ (правда, не бесплатный): можно обратиться к проверенному адвокату в Украине, по чьей-то рекомендации, к примеру, и если чиновники видят, что в их адрес поступает уже не частный запрос, а письмо от юриста со ссылкой на законодательную базу и с требованием исполнения положений закона, волей-неволей они начинают себя вести по- другому.