В принципе, понятие верное. Суть налоговой декларации в том, чтобы установить действительный доход, подлежащий налогообложению (steuerpflichtiges Einkommen). При этом все налогоплательщики разделяются, говоря поверхностно, на две группы - обязанные и по личному желанию (это о сдаче декларации). К первым принадлежат обычно предприниматели любых видов (Unternehmer, Freiberufler etc.), ко вторым обычно рабочие и сотрудники (Arbeitnehmer). У последних налог снимается прямо с зарплаты из расчёта её величины и без учёта расходов, которые либо частично, либо вообще не облагаются налогом (эта сумма и возвращается в итоге). Само понятие "снять с налога" многими растолковывается не всегда верно - возвращается не стоимость покупки/расхода, а подоходный налог который снят с этой суммы. При этом существует система "обобщённых" расходов (Freibeträge), признаваемых без доказательств и не подлежащих налогообложению (например Freibetrag Werbungskosten), а также система минимальных посильных расходов (zumutbare Belastung), которые не учитываются в декларации, как расходы.
Пример Werbungskosten: к этому принадлежает все собственные расходы, напрямую связанные с получением и сохранением рабочего места, а также с возможностью исполнять свою работу, которые не возмещаются третими лицами (например, работодателем). Эта сумма составляет сейчас чуть больше 1000 евро, т.е. если все подобные расходы не превышают эту сумму, то их не стоит и вносить, т.к. 1000 евро защитают автоматически (т.е. налогооблагаемый доход снизится на 1000 евро, соответственно с 1000 евро вам вернут налог, в зависимости от налогового класса примерно от 50 до 350 евро).
Пример zumutbare Belastung: в зависимости от налогового класса эта сумма составляет примерно от 2% до 10% годового заработка, т.е. эта сумма не учитывается при расчёте. Учитывается только сумма, превышающая эту минимальную посильную сумму. Эта система применяется к таким расходам, как финансовая поддержка прямых родственников первой ступени, больничные/врачебные расходы, не возмещаемые больничными кассами.
Что касается ваших вопросов, по сумме вашего ежемесячного налога без указания хотя бы налогового класса нельзя ничего определить. Если брать в расчёт первый налоговый класс (одиночки без семьи), то ваша месячная зарплата составляет около 3000 евро, а годовая в районе 38-40 тысяч. Это означает, что ваш подоходный налог колеблется в районе 18-19%, а возврат налога только с "обощённой" суммы Werbungskosten должен составить соответственно примерно 180-190 евро.
Что касается меня, то я обычно возвращаю 5-15% годового налога. Декларацию заполняю всегда сам...