Программа для работы с клиентской базой

Спасибо Вам ОГРОМНОЕ за ответ!!! Пользователей предполагется двое, баз данных клиентов будет порядка пяти. Колличество в каждой базе разное, но максимально, думаю, до 3000-5000.
Держать возможно и у себя, интеграция с аутлуком, наверное, желательна.
Я расскажу про цепочку действий, которая мне интересна.
1. База данных всех компаний по группам. Основные данные всех компаний, ФИО руководителей или ответственных лиц и их дни рождения (мои клиенты зачастую семейные небольшие предприятия), чтобы в последующем позлравлять их. Вот здесь первый вопрос. Есть ли программа, которая будет меня оповещать, что у такого то скоро ДР, или, возможно, будет сама автоматически делать рассылку. Это же касается и рассылки поздравительных витруальных открыток всем моим клиентам к большим праздникам.
2. Отражение процесса совместной работы в проектах. То есть например, открыв файл конкретной компании я буду видеть на каком этапе находится наше сотрудничество. Например, клиент мне не переслал какую=то инфу, необходимую для участия в проекте. Или мне будет видно, что счет на оплату ему выставлен такого то числа, а оплаты нет, а далее либо приходит мне оповещение, что мне ему пора манунг выставлять, либо программа сама ему выставляет повторный счет.
Я в начале пути, поэтому, мне, конечно же, интересно недорогое решение моей задачи. Про программы, которые я написала в самом начале, я просто немного слышала и понимаю, что из области, программного обеспечения работы с клиентами. Но подробно о них или, может других, им подобных, просто не таких дорогих, я ничего не знаю. Поэтому и задала вопрос здесь