У тебя, извини, вопросы какие-то бессистемные. То ты в заглавном сообщении общо призываешь поделиться трудностями и успехами, теперь оказывается, что есть куча конкретных вопросов. ПМ может быть не очень умным и может даже не разбираться в сути происходящего (Аня, я на досуге поняла потом, что ты имела в виду), но ему нужно уметь работать структурированно. Иначе весь проект будет сплошным хаосом.

Протоколы и документация совершенно без эмоций на самом деле в проектах жизненно необходимы. По крайней мере если в проекте больше трёх человек задействовано. Не только из соображений доказательства чьей-то вины, но это и вопрос денег, если вдруг окажется, что клиент считает, что ему недодали, и вопрос передачи информации. Если у тебя все в голове, ты можешь это рассказать троим, но ты забодаешься рассказывать это 15-20-30 коллегам. Репортинг тоже относится к документации. Я могу навскидку перечислить пять проектов, где ПМ со стороны клиента слезно благодарили меня за мои регулярные письменные репорты, оказывается в ИТ даже при больших проектах это далеко не само собой разумеется.

Многие из твоих перечисленных вопросов решаются на кикоффе: сколько раз в неделю собираемся обсудить текучку. Обычно раз в неделю, но в напряженных фазах может быть и каждый день 15 мин. Как осуществляем коммуникацию с клиентом и между нами. Обязанности распределяются путём арбайтспакетов, которые формируются во время детального планирования. За каждый арбайтспакет назначается ответственный и сроки выполнения.

Мотивация вопрос сложный и относится скорее к теме эмоций. Я своих коллег никак не мотивирую, считаю, что кто немотивированный, тому мои общие завтраки не помогут. А другим долго быть просто достаточно нормального человеческого и рабочего общения.