к вопросу о системности инструментом может быть отвертка, компьютерная программа или громкий голос. никто не отреагировал. но ладно.

Репорты раз в неделю по тех. прогрессу, JourFix со всей командой раз в 2 недели. С топ менеджментом встречи каждые пол года для отчета. Контроллинг присылает бюджет раз в месяц. Если какие-то срочные вопросы: скайп, термины, тел. звонки, емайлы (предпочтительны). Встреча с клиентами где-то каждые полгода, обсуждение тех. прогресса, правильные ли поставлены задачи. С каждым нужно обсудить временные рамки, каждого ставить в известность, если что-то меняется. Дел хватает. :)
Мотивация. Для тарифных работников: личный пример, дружественный тон общения, заинтересованность в их работе, если надо, то можно надавить, но без криков. Для аусертарифных: цели в начале года, если они будут достигнуты, то премия. Соответственно тоже: личное общение, иногда совместные обеды, объяснение, для чего именно проект важен. Контрактникам: оплата только за проделанную работу/достигнутые цели. Топ менеджменту интересны только факты, цифры. Но к плохим новостям их можно заранее подготовить за коротким митингом-апдэйтом, а не на "главном" собрании года. :)
Все очень индивидуально. К каждому нужно находить подход. У меня еще не было такого, чтобы приходилось на кого-то кричать, хотя есть определенные ситуации, когда люди выводят из себя своей тупостью/ленью.