не очень понимаю, почему речь идет о замене паспорта, если все обычные люди при достижении 45летнего возраста попросту вклеивают фотографию?

Потому что в Украине вот уже как два года внутренний паспорт выдаётся в форме пластиковой карточке, в том числе и при достижении 45 лет.

Если сильно просрочили свой 45й день рождения, попросят заплатить штраф -- 200 грн, кажется.

Денежных штрафов за превышение сроков обмена паспорта при достижении 25/45 лет больше не предусмотрено. Опоздавшим могут лишь вынести предупреждение:

http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/80731-10/page14

Стаття 197. Проживання без паспорта громадянина України або без реєстрації місця проживання
Проживання громадян, зобов’язаних мати паспорт громадянина України, без паспорта громадянина України або за недійсним паспортом громадянина України, а також
проживання громадян без реєстрації місця проживання -
тягнуть за собою попередження.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за порушення, передбачені частиною першою цієї статті, -
тягнуть за собою накладення штрафу від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.