Мне это рассказал человек который работает в этой системе

Я не подвергаю сомнениям, но вполне возможно, что в разных местах таки по-разному (я о скорости получения ответов и их обработки).

Например, NRW:

2.1.2 Sicherheitsüberprüfung

Die Einbürgerungsbehörde richtet unter Nutzung des elektronischen Verfahrens OSiP (OnlineSicherheitsPrüfung) Erkenntnisanfragen an

• das Ministerium für Inneres und Kommunales NRW/Abteilung Verfassungsschutz: Regelanfrage gem. § 37 Absatz 2 StAG für Einbürgerungsbewerber, die das 16. Lebensjahr vollendet haben,
• das Bundesamt für Justiz zur Erlangung einer unbeschränkten Auskunft aus dem Bundeszentralregister (BZR) bei Einbürgerungsbewerbern, die das 14. Lebensjahr vollendet haben,
• an das Landeskriminalamt NRW zur Übermittlung von Daten auf der Grundlage von § 28 Absatz 3 Polizeigesetz des Landes Nordrhein-Westfalen - PolG NRW -.

Die letzten Rückmeldungen der genannten Erkenntnisstellen dürfen im Zeitpunkt der Vornahme einer Einbürgerung bzw. der Erteilung /Verlängerung einer Einbürgerungszusicherung nicht älter als 6 Monate sein.

Уж насколько там быстро заходят ответы и в каком виде - зависит от земли. Но в любом случае, случай описанный выше (с отказом послать запрос заранее до получения оригинала справки) - это то, что и надо лечить обращением к вышестоящим.