Да, с удовольствием помогу, напишу образец. Правда, наверно, на выходных - лежу в больнице после операции. Даст Бог, к субботе вернусь домой.

Вкратце постараюсь объяснить. В правом верхнем углу пишется обращение: "Директору Департамента... (название) Офиса Президента Украины",

затем от кого, - фамилии, имена и отчества заявителей с датой рождения, указанием должности (желательно!), адресами, Email и телефонами (для каждого заявителя).

Затем через два интервала за главными буквами жирным шрифтом слово "Обращение", а под ним так же посредине - " Уважаемый... имя и отчество должностного лица! "

Затем с красной строки - сам текст. Лучше - в Time New Roman 12-м шрифтом с полуторным интервалом с форматиртванием по центру страницы.

В заключении - фраза с нового абзаца: "К настоящему заявлению прилагаем":

и пронумеровать полученные ранее отписки.

Например:

1) ответ от Вашего имени от... (дата) ;

2) письмо МИД Украины от... .

Концовка - " С уважением и надеждой на понимание", интервал для подписей и Ваши Ф. И. О. Подписи ставятся между "С уважением" и фамилиями.

Внизу - дата, город, слово "Германия" (например, 10.10.2020, г. Берлин, Германия).

Если есть возможность заверить подписи по месту работы- на следующем листе ставятся печати и подписи, к примеру, менеджера по персоналу.

Желаю успеха.