1. Заграны не надо. А вот внутренние паспорта надо, нотариально заверенный перевод. Также ( сэкономлю вам минимум пол-года. а то и год) надо взять, у нас в Украине называется полный вытяг из ЗАГСА, наверное у вас полная выписка из реестра, на супругу, на отца супруги, на маму супруги, если дети совершеннолетние, то витяги и на них. Копии документов из бундесархива. Справку об отсутствии судимости не надо. Военный билет дедушки лучше не надо, не дай бог воевал в рядах РККА, если воевал то гражданство утерял. Если под сопроводительным письмом вы подразумеваете историю своей семьи, то да надо обязательно, если не подразумеваете, то напишите историю своей семьи. Антраги здесь https://kiew.diplo.de/ua-de/service/staatsangehoerigkeit/1..., это в Киеве. Я думаю одинаковые везде.

2. Лично я бы вел переписку только через консульский отдел посольства. Потеря во времени минимум две недели на запрос и переписку, но есть гарантия, что документы будут точно доставлены, да и консультации оказывают достаточно нормально на, в вашем случае, русском языке.

3. Переводы у любого нотариуса, главное чтобы переводчик был с дипломом. Одним словом переводчик переводит, а нотариус заверяет, этого достаточно.

4. Да.

Удачи и пишите сюда если что.