Ну, тут есть, как обычно, 2 стороны медали:

С одной стороны, я понимаю и даже в чем-то разделяю раздражение сотрудниц, которые вынуждены отвечать на одни и те же запросы пачками, тем более, что послать запрос по мейлу - дело даже не 10 секунд.

Возможностей влиять на подписание указов у них никаких.

С другой стороны, ладно с ним с МИДом (хотя и там бы не помешало прозрачности добавить процессу по такой же схеме), но вот ума не приложу, что конкретно, кроме бюрократической инертности, мешает на сайте АПУ добавить 1 страницу, в которую вносить несколько строчек раз в 2-3 месяца, не нарушая закона о персональных данных:

1) Показывать указы о выходе в списке (без конкретных имен) - на звонки "а вышел ли указ?" отвечать не придется.

2) Таблицу со запланированными датами комиссий (не верю, что не планируют) и фактическими датами (на вопросы "а когда будет комиссия?", "а была ли уже?" после этого тоже можно посылать лесом).

3) Бонус-трек: после каждой комиссии или указа выдавать информацию по НОМЕРАМ участников (которые вполне анонимны) заявлений на выход (номера изначально раздавать в формате: ххх/yyyy, где ххх - "номер" консульства, yyyy - порядковый номер, не удивлюсь, если так и есть уже).

Никакого автоматизма, баз данных итп - усё вручную: 5000-8000 человек в год вполне вмещаются в Excel-табличку.

После этого звонки в принципе не нужны. Количество запросов по мейлу уменьшится в разы, если не сойдет на ноль. Изменения минимальны и (наверняка) в зоне ответственности любого начальника департамента.

Специально не предлагаю портал, с авторизацией итп - это действительно нужен тендер, исполнитель, приемка + риск утечки персональных данных при взломе, да.

По-хорошему, такую же страницу добавить на сайте МИДа и обновлять раз в 2-4 недели: получили (список номеров), отправили в АПУ (список номеров).

Опять таки, запросы сойдут на нет.